Kosten eines Prozesses bestimmen

Sie können kostenrelevante Kennzahlenwerte von BPMN-Modellelementen erfassen und als Report nach Microsoft Excel exportieren.

Zweck

Zum Anzeigen und Erfassen kostenrelevanter Kennzahlenwerte für die Elemente eines BPMN-Prozesses werden durch ein standardmäßig ausgeliefertes und installiertes Plug-in zwei Toolfenster bereitgestellt. Darin können Sie die Kennzahlen erfassen und bearbeiten für

entweder ein einzelnes Prozesselement
oder alle Elemente eines selektierten Prozesses

Eine Reportfunktion ermöglicht die Auswertung der erfassten Daten und den Ergebnisexport nach MS Excel.

Voraussetzungen

Der betrachtete Prozess muss korrekt geklammert sein, d.h. zu jeder Verzweigung im Prozess gibt es nachfolgend eine zugehörige Zusammenführung.
Alle relevanten Kennzahlen wurden spezifiziert.
Wahrscheinlichkeiten an Verzweigungen sind korrekt verteilt.
Bei mindestens einem Profil des Innovator-Modells muss die Methodenzuordnung "Business Modeling" gesetzt sein.

Vorgehen

Blenden Sie das Toolfenster Kennzahlen zur Prozesskostenrechnung (Gesamter Prozess) mit Extras>Prozesskostenrechnung>Kennzahlen- Überblick und/oder das Toolfenster Kennzahlen zur Prozesskostenrechnung (Selektiertes Element) mit ...>Einzelelement- Kennzahlen ein.
Erfassen Sie in den Toolfenstern alle relevanten Kennzahlenwerte. Während Sie im Toolfenster Kennzahlen zur Prozesskostenrechnung (Gesamter Prozess) leicht erkennen können, wo noch Werte einzutragen sind, können Sie mit dem anderen Toolfenster leichter elementweise zusammengehörige Kennzahlen erfassen. Beide Eingabemethoden sind gleichberechtigt.
Wenn alle Kennzahlen erfasst sind, können Sie die Berechnung der Prozesskosten mit Extras>Prozesskostenrechnung>Report starten. Hierzu muss der betrachtete Prozess oder ein Pfad dieses Prozesses selektiert sein.
Wenn alle Voraussetzungen für die Berechnung erfüllt sind, dann werden die berechneten Ergebnisse in einem MS-Excel-Arbeitsblatt geöffnet und können analysiert werden.
Um Varianten durchzuspielen, können Sie in den Zellen, die keine Formeln enthalten, die Werte verändern und die Auswirkungen direkt im Ergebnis analysieren.

Einschränkungen

Sie können einfach strukturierte Prozesse auswerten.

Nicht unterstützt werden:

Randereignisse
Ad-hoc-Teilprozesse
Ereignisgesteuerte Teilprozesse
Hineintraversierung in Teilprozesse bzw. Aufrufaktivitäten

Kennzahlen

Eine Kennzahl ist eine Maßzahl, die zur Quantifizierung dient und der eine Vorschrift zur quantitativen, reproduzierbaren Messung einer Größe oder eines Zustands oder Vorgangs zugrunde liegt.

Kennzahlen an Aktivitäten

Ausführungszeit (min)
Zeit, die veranschlagt wird, um den Task bzw. den Teilprozess bis zum Ende auszuführen.
Kosten pro Ausführung (EUR)
Kosten, die allein für die Durchführung des Task bzw. des Teilprozesses anfallen. Kosten, die durch zugeordnete Aktivitätsressourcen bzw. Ressourcen der Lanes, in denen die Aktivität liegt, anfallen, sind hier nicht berücksichtigt.
Kostenstelle
Organisationseinheit, der die Kosten in der Buchhaltung zuzuschlagen sind.
Ressourcen einbeziehen
Kosten, welche durch Ressourcen entstehen, die der Aktivität zugeordnet sind, sollen in die Kostenanalyse einfließen.
Häufigkeit pro Jahr
Besitzt die Aktivität keine einlaufenden Sequenzflüsse im Prozess, so ist sie wie ein Startereignis zu behandeln. In diesem Fall kann man spezifizieren, wie oft der Prozess im Mittel pro Jahr gestartet wird. Damit lassen sich die Prozesskosten eines Jahres ermitteln. Standardmäßig werden nur die Kosten eines Durchlaufs bestimmt.
Mittlere Schleifenanzahl
Ist bei der Aktivität die Schleifen- bzw. Multiinstanzeigenschaft gesetzt, so können Sie hier festlegen, wie oft die Aktivität bei einem Durchlauf des Prozesses wiederholt wird.

Kennzahlen an Ereignissen

Ausführungszeit (min)
Zeit, die zur Ausführung veranschlagt wird, wenn das auslösende Zwischenereignis bzw. Endereignis eintritt.
Kosten pro Ausführung (EUR)
Kosten, die für die Durchführung anfallen, wenn das auslösende Zwischenereignis bzw. Endereignis eintritt.
Kostenstelle
Organisationseinheit, der die Kosten in der Buchhaltung zuzuschlagen sind.
Häufigkeit pro Jahr
Für ein Startereignis können Sie spezifizieren, wie oft der Prozess im Mittel pro Jahr gestartet wird. Damit lassen sich die Prozesskosten eines Jahres ermitteln. Standardmäßig werden nur die Kosten eines Durchlaufs bestimmt.

Kennzahlen an Sequenzflüssen

Wahrscheinlichkeit (%)
Dieses Merkmal ist nur relevant bei Verzweigungen des Prozessflusses an exklusiven/inklusiven Gateways und Aktivitäten. Die Summe der Wahrscheinlichkeiten an den einzelnen Verzweigungen muss dabei 100% ergeben.

Kennzahlen an Ressourcen

Kosten pro Zeit (EUR/h)
Kosten, die für den Einsatz dieser Ressource pro Stunde anfallen.

Zusatzkosten für Ressourcen an Aktivitäten (Aktivitätsressourcen)

Einsatzzeit (min) oder Einsatzbedarf (% von Ausführungszeit)
Dieses Merkmal wird am Verbindungselement zwischen Ressource und Aktivität (= Aktivitätsressource) erfasst. Dabei sind Einsatzzeit und Einsatzbedarf alternativ. Werden beide Werte vergeben, so wird der Einsatzbedarf ausgewertet. Während die Einsatzzeit absolut festlegt, wie lange die Ressource bei Durchführung der Aktivität beansprucht wird, bezieht sich der Einsatzbedarf prozentual auf die Ausführungszeit, die bei der Aktivität spezifiziert ist. Ist bei der Aktivität das Merkmal Ressourcen einbeziehen gesetzt, so lassen sich über die Zeit und die bei der Ressource spezifizierten Kosten pro Zeit die zusätzlichen Kosten ermitteln, die für die Aktivität anfallen.
Kostenstelle
Organisationseinheit, der die Kosten in der Buchhaltung zuzuschlagen sind.

Zusatzkosten für Ressourcen an Lanes (Lane-Ressourcenzuordnung)

Einsatzzeit (min) oder Einsatzbedarf (% von Ausführungszeit)
Dieses Merkmal wird am Verbindungselement zwischen Ressource und Lane (= Lane-Ressourcenzuordnung) erfasst. Dabei sind Einsatzzeit und Einsatzbedarf alternativ. Werden beide Werte vergeben, so wird der Einsatzbedarf ausgewertet. Während die Einsatzzeit absolut festlegt, wie lange die Ressource in der Lane beansprucht wird, bezieht sich der Einsatzbedarf prozentual auf die Ausführungszeit, die sich für die Lane ergibt. Ist bei der Lane das Merkmal Ressourcen einbeziehen gesetzt, so lassen sich über die Zeit und die bei der Ressource spezifizierten Kosten pro Zeit die zusätzlichen Kosten ermitteln, die für die Lane anfallen.
Kostenstelle
Organisationseinheit, der die Kosten in der Buchhaltung zuzuschlagen sind.

Zusatzkosten für die zuständige Geschäftsressource am Prozess (Prozess-Ressourcenzuordnung)

Einsatzzeit (min) oder Einsatzbedarf (% von Ausführungszeit)
Dieses Merkmal wird am Verbindungselement zwischen Ressource und Prozess (= Prozess-Ressourcenzuordnung) erfasst. Dabei sind Einsatzzeit und Einsatzbedarf alternativ. Werden beide Werte vergeben, so wird der Einsatzbedarf ausgewertet. Während die Einsatzzeit absolut festlegt, wie lange die Ressource bei Durchführung des Prozesses beansprucht wird, bezieht sich der Einsatzbedarf prozentual auf die Ausführungszeit des gesamten Prozesses. Ist bei dem Prozess das Merkmal Ressourcen einbeziehen gesetzt, so lassen sich über die Zeit und die bei der Ressource spezifizierten Kosten pro Zeit die zusätzlichen Kosten ermitteln, die für den Prozess zusätzlich anfallen.
Kostenstelle
Organisationseinheit, der die Kosten in der Buchhaltung zuzuschlagen sind.