Zuordnen von Organisationseinheiten und anderen Ressourcen

Ordnen Sie Organisationseinheiten oder andere Ressourcen per Drag-and-Drop oder im Toolfenster Eigenschaften den Aktivitäten, Lanes oder Prozessen eines BPMN-Prozesses oder den Beteiligten einer Kollaboration zu. Die Zuordnung drückt aus, dass die Organisationseinheit zuständig oder eine Ressource notwendig ist.

Zuständigkeiten und Verwendungen modellieren

In Organigrammen können Sie Organisationsstrukturen definieren. In Geschäftsressourcendiagrammen können Sie die Organisationsstrukturen zusätzlich mit Ressourcen verbinden.

Um die Zuständigkeiten der so modellierten Organisationseinheiten für Prozessschritte bzw. die Verwendung von Ressourcen in Prozessschritten darzustellen, können Sie in BPMN-Prozessen Aktivitäten (Tasks, Aufrufaktivitäten, globale Tasks und Teilprozesse), Lanes (Verantwortungsbereiche), Prozesse oder Beteiligte mit Organisationseinheiten und anderen Ressourcen verknüpfen.

Folgende Elementtypen können zugeordnet werden:

  • Organisationseinheit

    • Gruppe

    • Ausführungsstelle

    • Stabsstelle

    • Leitungsstelle

    • Assistenzstelle

  • Rolle

  • Person

    • Mitarbeiter

  • IT-Element

    • Anwendungssystem

    • Anwendung

  • Geschäftsressource

Sie können vorhandene Organisationseinheiten und andere Ressourcen zuordnen oder diese im Zuge der Zuordnung erstellen. Neu erstellte Ressourcen werden einem Besitzer zugeordnet und erhalten zunächst einen Standardnamen.

Analog zu den aufgeführten Organisationseinheiten und anderen Ressourcen können Sie auch Konzepte, Akteure und Komponenten als Ressourcen in einem BPMN-Prozess zuordnen, z.B. aus einem Anwendungsfalldiagramm.

Eine Zuordnung von Ressourcen ist möglich zu:

  • Task
  • Aufrufaktivität
  • Lane (Verantwortungsbereich)
  • Teilprozess
  • Prozess
  • Beteiligter (Merkmale Partnerentität und Partnerrolle)
  •  Datenobjekt
  •  Ereignis
  • Gateway

Die Zuordnung einer Ressource hat einen der folgenden Typen:

  • Nicht spezifiziert (Unspecified)
  • Durchführungsverantwortung (Responsible)
  • Kostenverantwortung (Accountable)
  • Fachverantwortung (Consulted)
  • Informationsrecht (Informed)
  • Mitwirkung (Supportive)

Die spezifische Typisierung beruht auf der RACI-Technik zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten und bezieht sich vor allem auf Rollen und Organisationseinheiten. Mit ihr können Sie beschreiben, welche Rolle oder Organisationseinheit für welche Aktivitäten verantwortlich oder zu beteiligen ist.

Die Typisierung nehmen Sie im Toolfenster Eigenschaften vor.

Besonderheiten der Ressourcenzuordnung

Für die Zuordnung gelten folgende Besonderheiten:

  • Jeder Aktivität (Task, Teilprozess), jeder Lane (Verantwortungsbereich) und jedem Prozess eines BPMN-Diagramms können Sie mehrere Ressourcen zuordnen. Sie drücken damit aus, dass die Ressource benötigt wird, oder welche Zuständigkeit die Rolle oder Organisationseinheit für das BPMN-Element hat. Jede Ressource wird dem Merkmal Ressourcenzuordnung zugeordnet. Für Aktivitäten wird diese Zuordnung im Diagramm als Knoten dargestellt. Für die Lane kann der Name der Ressource im Kopf angezeigt werden.
  • Für jeden Beteiligten eines BPMN-Diagramms können Sie mehrere Ressourcen zuordnen. Sie drücken damit aus, welche Rolle oder Organisationseinheit der Beteiligte repräsentiert. Die Ressource wird dem Merkmal Partnerrolle oder Partnerentität zugeordnet. Entsprechend dem Charakter der Ressource versucht Innovator beim Drop entweder zuerst eine Zuordnung als Merkmal Partnerrolle oder Partnerentität. Symbol und Name des zugeordneten Elements werden im Kopf des Beteiligten angezeigt.

  • Für die Ressourcenknoten von Aktivitäten (Tasks, Teilprozesse) gilt:

    • Wenn sie nicht standardmäßig positioniert sind, dann sind sie über eine Kante mit dem Task oder Teilprozess verbunden

    • Sie können mit anderen Knoten überlappen und werden standardmäßig im Hintergrund angezeigt, können jedoch in den Vordergrund geholt werden

    • Sie können außerhalb des Prozesses liegen

Voraussetzungen

In der Konfiguration muss beim BPMN-Element (Aktivität, globaler Task, Lane, Teilprozess, Prozess) das jeweilige Verbindungselement (Aktivitätsressource, Globaler-Task-Ressource, Lane-Ressource, Prozessressource) als zugeordnetes Element zugelassen sein.

Am Verbindungselement sind die referenzierbaren Ressourcen festzulegen.

Zuordnen per Drag-and-Drop im Diagramm

So gehen Sie vor

  1. Wählen Sie die Organisationseinheit oder Ressource, die Sie zuordnen möchten, in der Galerie oder in den Toolfenstern Modellinhalt, Details oder Ergebnisbereich.

  2. Ziehen Sie die Organisationseinheit oder Ressource per Drag-and-Drop auf das Diagrammelement, dem Sie es zuordnen wollen (Task, Aufrufaktivität, globaler Task, Lane, Teilprozess, Prozess oder Beteiligter).

    Wenn das Drop-Ziel ein Task, eine Aufrufaktivität, ein globaler Task, eine Lane, ein Teilprozess oder ein Prozess ist, dann wird die Organisationseinheit oder Ressource dem Merkmal Ressourcenzuordnung zugeordnet.

    Wenn das Drop-Ziel ein Beteiligter ist, dann wird die Organisationseinheit oder Ressource dem Merkmal Partnerrolle oder Partnerentität zugeordnet.

Zuordnen durch Bearbeiten der Elementeigenschaften

Zusammenhang

Ressourcen können Aktivitäten, Lanes und Prozessen einheitlich zugeordnet werden.

Die Verbindungselemente sind entsprechend Aktivitätsressource, Globaler-Task-Ressource, Lane-Ressource oder Prozessressource. Für das Verbindungselement kann neben dem Typ der Zuordnung auch eine Kostenstelle festgelegt werden.

Im Whiteboard-Diagramm können die Verbindungen zu den Ressourcen als Kanten eingeblendet und bei entsprechender Konfiguration auch angelegt werden.

Wenn im Toolfenster Eigenschaften zu einer Aktivität die Ressourcenzuordnung geändert wird, dann wird zu jeder zugeordneten Ressource das passende Stereotyp einer Aktivitätsressource bestimmt und dann eine Aktivitätsressource mit diesem Stereotyp und Standardwerten angelegt.

Wenn es zu diesem Stereotyp eine Anlegeschablone mit Ausführungsrechten gibt, dann wird die Anlegeschablone zum Anlegen der Aktivitätsressource verwendet. In der Anlegeschablone können Vorgaben für den Typ der Zuordnung und Typ der Aktivitätsressource enthalten sein, die dann beim Anlegen direkt übernommen werden können.

Für Lanes und Prozesse wird die Ressourcenzuordnung auf die gleiche Weise behandelt.

So gehen Sie vor

  1. Selektieren Sie das Diagrammelement, dem Sie eine Organisationseinheit oder Ressource zuordnen möchten.

  2. Klicken Sie im Fenster Eigenschaften auf Element auswählen

    1. für eine Aktivität, eine Lane oder Prozess beim Merkmal Ressourcenzuordnung oder
    2. für einen Beteiligten beim Merkmal Partnerrolle oder Partnerentität.

    Ein Dialog mit einer Liste der zugeordneten Ressourcen erscheint.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen....

    Ein Dialog zur Ressourcenauswahl erscheint.

  4. Selektieren Sie eine oder mehrere Ressourcen oder erstellen Sie neue.

  5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

    Die selektierten Ressourcen werden in die Liste der zugeordneten Ressourcen aufgenommen.

  6. Bestätigen Sie die Liste mit OK.

    Für das Merkmal wird die Anzahl der zugeordneten Ressourcen angezeigt.

Zusammenhang

Die spezifische Typisierung beruht auf der RACI-Technik zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten und bezieht sich vor allem auf Rollen und Organisationseinheiten. Mit ihr können Sie beschreiben, welche Rolle oder Organisationseinheit für welche Aktivitäten verantwortlich oder zu beteiligen ist.

So gehen Sie vor

  1. Selektieren Sie das Diagrammelement, dem Sie eine Organisationseinheit oder Ressource zugeordnet haben.

  2. Selektieren Sie im Toolfenster Details die Ressourcenzuordnung, deren Typ Sie ändern möchten.

    Im Toolfenster Eigenschaften erscheint das Merkmal Typ der Zuordnung.

  3. Klicken Sie im Fenster Eigenschaften beim Merkmal Typ der Zuordnung auf und wählen Sie den RACI-Typ der Zuordnung.

  4. Bestätigen Sie Ihre Typzuordnung mit der [Eingabe]-Taste.

So gehen Sie vor

  1. Selektieren Sie das Element mit den Ressourcenzuordnungen, die Sie komplett löschen möchten.

  2. Klicken Sie im Fenster Eigenschaften auf Wert löschen.

    1. für eine Aktivität, eine Lane oder Prozess beim Merkmal Ressourcenzuordnung oder
    2. für einen Beteiligten beim Merkmal Partnerrolle oder Partnerentität

    und bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage mit Ja oder brechen Sie ab mit Nein.

    Die Ressourcenzuordnungen zum selektierten Element werden gelöscht.

So gehen Sie vor

  1. Selektieren Sie das Element mit der Ressourcenzuordnung, die Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie im Fenster Eigenschaften auf Element auswählen 

    1. für eine Aktivität, eine Lane oder Prozess beim Merkmal Ressourcenzuordnung oder
    2. für einen Beteiligten beim Merkmal Partnerrolle oder Partnerentität

    Ein Dialog der zugeordneten Ressourcen erscheint.

  3. Selektieren Sie die Ressourcen, deren Zuordnung Sie löschen wollen.

  4. Klicken Sie auf Entfernen.

    Die selektierten Ressourcen werden aus der Liste entfernt.

  5. Bestätigen Sie das Entfernen mit OK.

    Die selektierten Ressourcenzuordnungen zum Element werden gelöscht.

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